Département du Val d'Oise

Co-créer des indicateurs pour mieux gérer son activité

La Direction de Vie Sociale du département du Val d’Oise avait entamé un programme d’amélioration de la gestion de l’activité, appliqué à l’ensemble des collaborateurs du service, dans le but de rééquilibrer la charge de travail entre cadres et personnels des services territorialisés. Dans ce contexte, l’équipe de La Capsule est intervenue pour organiser et animer des ateliers avec l’ensemble des 8 fonctions administratives représentées. Notre rôle, au-delà de s’assurer du résultat, était de faciliter la communication entre les participants en usant de pédagogie.  

Une construction volontairement inclusive

Une des ambitions de ce projet était de trouver des indicateurs qui fassent consensus avec l’ensemble des fonctions afin d’en assurer leur acceptation. C’est pourquoi l’étape initiale impliquait de rencontrer plus de 70 personnes au travers de 7 ateliers. Le but était de les faire partager sur leurs pratiques de leurs tâches quotidiennes, tout en leur faisant prendre conscience que des modes de fonctionnement étaient à revoir et que des bonnes pratiques pouvaient être diffusées. Cette étape a été primordiale car elle a permis de détecter des craintes et des difficultés auxquelles nous nous sommes attelés à répondre au fil du projet grâce à une transparence et une inclusion permanentes dans le process de construction d’indicateurs. 

Des indicateurs transverses 

Une des complications de la construction de ces indicateurs reposait sur le fait qu’ils devaient être transverses aux 8 fonctions administratives et à la douzaine de territoires du département. Or, chaque territoire présente des différences démographiques, géographiques et historiques fortes, et chaque fonction comporte ses spécificités. Nous avons donc construit deux ateliers transverses pour la deuxième étape qui consistait à caractériser les différences identifiées précédemment.  Nous avons réussi à établir une liste exhaustive de facteurs causant ces différences et déterminer l’impact de ces facteurs, visible transversalement et par fonction. ​ 

Vers un outil de pilotage permettant la prise de décision

Finalement, grâce à la vue transverse obtenue lors de la deuxième phase, nous avons pu facilement identifier 4 thématiques ayant un impact direct sur l’activité de chacune des fonctions, menant ainsi à la définition d’indicateurs dont les données sont disponibles. Chacun de ces indicateurs a d’ailleurs pu être ramené sous forme d’indice afin d’être comparable par rapport à une moyenne départementale, permettant ainsi de prendre des décisions quant au rééquilibrage de la charge de travail. 

Bilan : Des indicateurs acceptés par consensus et basés sur un travail collaboratif où la confiance, la transparence, la pédagogie et l’écoute ont été de vrais facteurs de succès. 

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